WEBからの応募が主流になっていますが、「企業と連絡を取る機会が全くない」ということはないでしょう。
企業はあらゆる面から応募者を見極めようとしているため、電話対応が選考に影響を与える可能性もあります。
そこで、この記事では、企業と連絡を取る際に知っておきたいマナーについて、ご紹介していきます。
電話を掛ける時間帯やシーンごとの電話対応の流れ、例文もまとめていますので、ぜひご覧ください。
求人ページなどに「お気軽にご連絡ください」と書かれていても、忙しい時間帯を避けて連絡するのがマナーです。
一般的な企業では、お昼休憩を12時～14時の間で取ることが多く、交代制で休憩を回している企業も少なくないため、手薄になる時間帯は避けましょう。
営業開始直後の数時間は業務が集中するため、連絡する時間としては好ましくありません。
始業時間は企業によって異なりますが、一般的に8時～10時頃の連絡は避けた方が無難です。
また、終業前の数時間も業務が集中します。
こちらも、企業によって異なりますが、一般的には16時以降の連絡は避けましょう。
よって、電話を避けたほうが良い時間帯は、
・8時～10時
・12時～14時
・16時以降
です。
また、業種や企業によっても異なりますが、一般的に
オフィスの場合⇒「週明け・連休明けの営業日」や「週末前・連休前の営業日」
小売り等の店舗の場合⇒土・日・祝日
が忙しくなるため、曜日にも気を付けましょう。
以上のことから、
・10時～12時
・14時～16時
が、一般的には、企業に電話を掛けても良い時間帯と言えます。
企業に電話を掛ける際は、対応者の手を煩わせないようにするのがマナーです。
電話を掛ける前に、
・応募先企業の情報が分かる資料
・用件をまとめておく（話すことや確認したいことなど）
・ペンとメモ
・スケジュール帳
を用意しておきましょう。
「緊張して上手く伝えられる自信がない」という方もいると思います。そのような方は、事前に用件をメモ帳などに整理し、手元に置いておくと安心です。
雑音の多い屋外や電波の悪い場所では、話が聞き取りにくく、お互いにストレスを感じてしまいます。また、聞き間違いの原因にもなります。
遅刻連絡などの緊急時は別ですが、なるべく室内の静かなところで電話を掛けましょう。
電話は相手の顔が見えないため、対面で話す場合と比べて、話が伝わりづらいという特徴があります。
また、電話越しだと、こもって聞こえたり、低く聞こえたりするため、普段よりもワントーン明るい声で、ハキハキと話すことを意識してください。
企業は、限られた人員で回しているため、なかなか電話がつながらないこともあります。
あまり鳴らしすぎると迷惑になるため、5～6コール程度に留め、10コール以上鳴らさないようにしましょう。
用件を伝え終わった後、気が緩み、相手のタイミングを考えずに電話を切ってしまう方がいます。いきなり電話を切ってしまうと、不快に感じる方もいます。
電話を切る際は、相手の様子を伺いつつ“ひと呼吸”おいてから終話するようにしましょう。
電話を掛ける際の流れと例文をご紹介いたします。
1：名乗りと担当者呼び出し
「お忙しいところ恐れ入ります。私☆☆と申します。
○○の求人広告を拝見し、ご応募させて頂きたくご連絡をいたしました。
ご担当の△△様はお手隙でしょうか？」
まずは、
・自分の名前
・要件（求人に応募したい）
・担当者名
を伝えてください。
求人情報に担当者名が記載されていなければ、「採用のご担当者様」と伝えるとスムーズです。
担当者と電話が繋がった場合、冒頭で伝えた、自分の名前、要件（求人に応募したい）を以下のように改めて伝えます。
2：用件を伝える
「お忙しいところ恐れ入ります。私☆☆と申します。
○○の求人広告を拝見し、ご応募させて頂きたくご連絡をいたしました。
【担当者不在の場合】
「お戻りの時間を教えて頂けますでしょうか？」
時間を聞けた⇒「ありがとうございます。その時間に改めさせて頂きます。」
不明⇒「さようでございますか。では、折をみてご連絡させて頂きます。」
担当者が出た途端に用件を話すのではなく、相手の都合を伺ってから話し始めてください。
3：内容を確認する
「○○ですね？」
大事なところを繰り返すと、丁寧な印象を与えられます。
4：終話
「お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました。失礼いたします。」
用件が終わってすぐに切ると、「常識がない」と思われてしまいます。
「ガチャ切りされた」と思われないよう、必ずお礼を伝えてから切りましょう。
もし、応募先から電話があり取れなかった際は、以下のような点に気を付け早めに連絡してください。
1：名乗りと担当者呼び出し
「お世話になっております。
先ほど採用担当者の○○様からお電話を頂きました、○○と申します。○○様はお手隙でしょうか？」
2：用件を伺う
「○○の面接を予約している○○と申します。
先ほどはお電話に出ることできず、失礼いたしました。いかがなさいましたか？」
【留守電に用件が入っていた場合】
「○○（用件）とのこと、確認いたしました。ご連絡ありがとうございます。」
電話に出られなかったことを一言お詫びしましょう。
また、留守電に用件が入っていた場合は、確認した旨を伝えるとスムーズです。
日程調整などで、応募先企業から電話がくることもあります。
1：名乗り
「はい、〇〇です。」
2：用件を伺う
「お世話になっております。いかがなさいましたか？」
【すぐに対応できない場合】
「申し訳ございません。ただいま出先のため、折り返しのご連絡でもよろしいでしょうか？」
「ご都合の良いお時間帯をお伺いできますか？」
相手が分かる場合は苗字まで名乗り、用件を伺います。
電話で応募する際も、【電話を掛ける場合】の流れと同様です。
1：名乗りと担当者呼び出し
「お忙しいところ恐れ入ります。
○○の求人広告を拝見し、ご応募させて頂きたくご連絡をいたしました、○○と申します。ご担当の○○様はお手隙でしょうか？」
2：用件を伝える
「お忙しいところ恐れ入ります。私○○と申します。
○○の求人広告を拝見し、ご応募させて頂きたくご連絡をいたしました、ただいまお時間よろしいでしょうか？」
「ありがとうございます。
まだ○○（職種名）の募集をされているようでしたら、応募させて頂きたいのですが、よろしいでしょうか？」
3：内容を確認する
「ありがとうございます。では、○月○日の午後2時、御社にお伺いさせて頂きます。」
「当日は、○○様宛にお伺いすればよろしいでしょうか？」
「注意点はございますか？」
4：終話
「お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました。
当日はよろしくお願いいたします、失礼いたします。」
まとめておいた不明点を確認すると、後から電話して聞く手間が省けます。
基本的な電話の対応方法が分かったところで、シーン別の例文をみていきましょう。
聞き取れない場合
「恐れ入りますが、お電話が遠いようですので、もう一度お伺いできますか？」
聞き取りづらい時は、角が立たないよう遠回しに伝えましょう。
面接の日程調整を依頼する場合
「大変申し訳ございません。面接日の○月○日に急きょ外せない用事ができてしまったため、日程をご変更して頂くことは可能でしょうか？」
面接日の変更は、原則一度です。複数の候補日を用意した上で連絡しましょう。
選考・内定辞退する場合
「大変申し訳ございません。一身上の都合により選考（内定）を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
このようなご連絡となり、誠に申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。」
聞き取りづらい時は、角が立たないよう遠回しに伝えましょう。
辞退を告げてから謝罪を伝えましょう。
辞退の理由は、「一身上の都合」で問題ありません。また、「他社から内定がもらえたため」と答えても失礼には当たりません。
電話は相手の顔が見えないため、対面時よりも慎重に対応する必要があります。
対応次第で好印象を与えることも可能なため、企業と連絡を取る際は、ご紹介した内容を参考にしてみてください。
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